Kaugtöötaja emotsioone tuleks „kraadida“ ja tulemuslikkust mõõta

Töötaja käitumist tööl mõjutab see, kuidas ta suhtub oma töösse ja organisatsiooni. Sellest sõltub suuresti nii töö tulemuslikkus kui ka lojaalsus. Kui igapäevaselt koos kontoris olles ja silmast silma suheldes tajume üksteise meeleolusid üsna hästi ja saame ka vastastikku neid mõjutada, siis kaugtöö puhul võivad emotsioonid vahendatud suhtlemise tõttu kaotsi minna või moonduda.  

Emotsioonide jaotusi ja liigitusi on erinevaid, sagedamini jagatakse need positiivseteks ja negatiivseteks (nt rõõm ja kurbus) ehk meeldivateks ja ebameeldivateks, samuti eristatakse emotsiooni intensiivsust. Emotsioonid on tihedalt seotud motivatsiooniga, kuna tõukavad mingil viisil tegutsema. Positiivseid emotsioone tahame veel kogeda, negatiivseid aga vältida. Seega mida sagedamini kogetakse tööl meeldivaid emotsioone, seda enam ollakse ka oma töö ja organisatsiooniga seotud. Ja vastupidi – mida sagedamini kogetakse tööga seotult ebameeldivaid emotsioone, seda enam püütakse neid, st ka tööd, vältida.  

Kuna tugevaid emotsioone tekitavad meis eelkõige teised inimesed, on ootuspärane, et tööga rahulolu, lojaalsust ja stressi mõjutavad suhted töökaaslaste ning vahetu juhiga. Palgainfo Agentuuri tööturu-uuringute tulemuste põhjal saab öelda, et head suhted töökaaslastega suurendavad rahulolu ja seovad emotsionaalselt organisatsiooniga, samas kui kehvad suhted tõukavad organisatsioonist välja. Ka tööga seotud stressi kogevad sagedamini need töötajad, kel on kehv läbisaamine kolleegidega.  

Usaldus vs. usaldamatus 
Oma silm on kuningas, ütleb eesti vanasõna. Me usume seda, mida näeme – juhtide klassikaline „kaugtöö probleem“ on see, et nad ei näe, kas töötaja teeb tööd. Ilmselt vaevlevad praegu paljud juhid, kes on olnud sunnitud oma töötajad kaugtööle lubama, nende mõtete käes. Võtmeküsimus on see, kas töötajaid usaldatakse või mitte ning mida võtab juht ette oma hirmude maandamiseks: on see lisaaruandlus, tööajakontroll vms.  

Kindlasti on praeguses eriolukorras kaugtööks paremini ette valmistatud need organisatsioonid, kus töö ei ole seotud tööandja kontoriga ja töötajad on iseseisvamad oma töötamise koha ja aja korraldamisel. 2019. aasta sügisel Palgainfo Agentuuri ja tööportaali CVKeskus.ee korraldatud töötajate küsitlusest selgus, et vaid kolmandikul (33%) töötajatest, kellel ei lubata kaugtöö vormis töötada, on oma juhiga kokku lepitud töö oodatav tulemus ja eesmärgid. Töötajatest, kes saavad soovi korral töötada ka väljaspool tööandja ruume, üle pooltel (51%) olid töö eesmärgid kokku lepitud, mis on ka üks kaugtöö eeldus.  

Kaugtöö vormis töö korraldamine tähendab suuresti tööaja ja -koha kontrollist loobumist (kui tööprotsess just ei nõua seda), töötajatele suurema iseseisvuse ja ka vastutuse andmist, st nende usaldamist. Usaldamatus, mis väljendub lisaaruandluses, kontrollis, kahtlustamises ja luuramises, on selgelt ebameeldiv tunne, mis tõukab tegutsema – me hakkame otsima kontrolli nõrku kohti ja neid ära kasutama. Lisaks muudab see tööandja ebameeldivaks, halvemal juhul vaenlaseks. Samas loob töötajate usaldamine ja toetamine kindlustunnet, mida praeguses olukorras väga vajatakse.  

Ebakindlus ja süümekad 
Silmast silma suhtlemise puudumisel on lihtsam tekkida ka tõrjutuse ja ebakindluse tundel. Kui me kontoris näeme oma töökaaslasi, vahetame kohvinurgas nendega mõne sõna, lobiseme niisama, trepil tervitab meid sõbralikult juht – see kõik kinnitab meie rühma kuulumist ja seda, et oleme jätkuvalt heas kirjas. Kodus töötades kipub see reaalsus kaduma, tekivad hirmud ja ebakindlus, kui just sellele tähelepanu ei pöörata ja mitteformaalseks suhtluseks eraldi aega ei võeta.  

Lapsevanematel võivad sellele emotsioonide komplektile lisanduda ka süümepiinad – ühelt poolt tööandja ees, et kodus olevate laste kõrvalt ei suudeta sama tulemust anda, teisalt laste pärast, et neile ei jää piisavalt aega ja tähelepanu.  

Töö planeerimine ja tulemuste kokkuleppimine 
Kaugtöö vormis töötamise tulemuslikkus sõltub väga palju töötaja oskusest ennast juhtida ja distsiplineerida, see tähendab ka oma tööstiili, tugevuste ja nõrkuste tundmist. Seepärast ei peaks tööandja ülesanne kaugtöötaja juhtimisel olema niivõrd juhtnööride ja reeglite täpsustamine või veelgi hullem – karmistamine, vaid pigem töötaja iseseisvuseks eelduste loomine ning vajalike oskuste arendamine.  

Kuna oleme harjunud tööst mõtlema eelkõige suhtes ajaga – kui mitu töötundi ma teen ja kui palju raha selle eest saan või et kuupalga väljateenimiseks pean päevas kaheksa töötundi tegema –, võib kaugtööl nii juhtides kui ka töötajates samas stiilis mõtlemine segadust tekitada. Mida teha, kui kella kolmeks on kõik tööülesanded tehtud ja midagi juurde ei ole tulnud? Kas ma peaks endale tööd juurde küsima või teesklema töö tegemist?  

Sellest aitab üle saada eesmärkide ja oodatavate tulemuste kokkuleppimine: lepime kokku tööde plaani pikas perspektiivis, vaatame ja korrigeerime seda iga nädala ja iga päeva alguses, paneme paika prioriteedid ja tähtajad, hindame mahud. Kui päevaks kokku lepitud tööd on tehtud, siis algabki vaba aeg – kokkuleppimise koht on see, kas peab olema telefoni või e-kirja teel mingis ajavahemikus kättesaadav. 

Mahtude ja koormuse hindamine 
Hea enesejuhtimine on seotud ka enda hindamisega – kui palju mingid ülesanded mul plaani järgi aega võtavad ning kui palju tegelikult neile aega kulutasin. Sageli tehakse küll tööde plaan, aga ei hinnata, kui hästi õnnestus sellest kinni pidada, mis ja miks kauem aega võttis ja mis kiiremini valmis sai. Selline enesehindamine aitab õppida enda kui töötaja kohta ning järgmine kord täpsemini aega planeerida, mis omakorda võimaldab vältida üle- ja alakoormust ning süümepiinu tegemata asjade või liigse vaba aja pärast. Töömahtude teadlik hindamine kandub üle ka koduste tegemiste planeerimisse, mis aitab puhkepauside vahele sobitada majapidamistöid. 

Asendustegevuste kättesaadavus ja vältimine 
Igas töös on ilmselt ka ebameeldivaid ja tüütuid ülesandeid, mille tegemiseks peame end sundima. Nende vältimiseks kipume otsima asendustegevusi – kontoris olles lähme lobiseme kolleegiga, teeme kohvinurka asja või lappame sotsiaalmeediat ja e-kirju. Siia kuulub ka meeldivate ülesannetega tegelemine, isegi nende juurde hankimine, et ebameeldivamaid järjest edasi lükata. Sama juhtub ka kodus, aga selle erinevusega, et asendustegevuste valikuid on rohkem ja puudub töökaaslaste sotsiaalne kontroll. Ka siin aitab täpne planeerimine, aga ka iseenda premeerimine – kui tüütu kohustus on täidetud, siis luban endale midagi mõnusat – ühe võileiva, arvutimängu, meelepärase tööülesande vms.  

Juhi seisukohalt oleks oluline teada, millised tööülesanded tekitavad töötajates tõrkeid, et vajaduse korral toetada nende täitmist, aidata töötajal häälestuda või ka ülesanded ringi mängida. See tähendab, et töötajad peavad tundma end psühholoogiliselt turvaliselt, st nad saavad ausalt rääkida oma tunnetest, mis neid häirib või tööd takistab, kartmata halvustamist, hukkamõistu vms ebameeldivat tagasisidet.  

Juhtide klassikaline „kaugtöö probleem“ on see, et nad ei näe, kas töötaja teeb tööd. 

Regulaarne tagasiside ja proaktiivsus 
Kui silmast silma koostöö puhul toimub infovahetus, sh ka tagasiside küsimine ja andmine, jooksvalt ja sageli mitteformaalselt, siis kolleegidest eemal olles võib see soiku jääda ja nii võimegi virtuaalsed töökaaslased unustada.  

Siin aitab oma mõtteviisi ümberhäälestamine ja kolleegist kui sisekliendist mõtlemine, kelle päringud või initsiatiivid on sama olulised kui klientide omad. Ühise töörütmi hoidmiseks ja ülesannete liigse hakituse vältimiseks on mõistlik töörutiinid läbi rääkida ja püüda need ka ühtlustada, näiteks hommikune virtuaalne infovahetus, seejärel kaks tundi süvenemist nõudvatele ülesannetele, siis suhtlemist nõudvad ülesanded jne. Sama praktikat on kasutatud avatud kontorite puhul, nt töörütmi kokkuleppimisel.  

Tagasisidega on seotud ka info liikumine ja koostöö sujumine. Kui tavapärases olukorras vahelduvad kaugtööpäevad koostööpäevadega, siis praeguses eraldatuses võib info liikumine takerduda või vastupidi – infot on nii palju, et selles on keeruline orienteeruda. Võib küsida, kas meil on vaja teada, mida kaugtöötaja igal hetkel teeb, kas on vaja kõigile küsimustele kohe vastust – kui me nõuame pidevat online’is olemist, kujundame virtuaalselt avatud kontori keskkonda, kus on keeruline süveneda.  

Turvalisus ja tervise säilimine
Kaugtöö puhul on palju räägitud tööandja vastutusest töökeskkonna ohutuse ja töötajate tervise säilimise eest. Kahtlemata tuleb seadust täita, aga säilitada võiks ka terve mõistuse. Töötaja on täiskasvanud ja iseseisev inimene, kes vastutab iga päev oma tervise ja ohutuse eest – ka kodus olles ei söö ta eeldatavasti pesupulbrit, ei lõika endal näppe maha, ei lähe rösteriga vanni jne. Kõiki riske ja õnnetusi väljaspool tööandja ruume ei ole võimalik ette näha – kui hakkame kõike ette kirjutama, siis nullime ära töötaja enda mõtlemisvõime ja vastutuse. Pigem on oluline, et töötaja oleks huvitatud oma heaolust ja tervise säilimisest, teaks, mida selleks tegema peab ning et tal oleks ka selleks vajalik keskkond ja vahendid.  

Sama tähtis kui oma tööalane juhtimine, on kaugtöö puhul ka isikliku, sh puhkeaja juhtimine, et me oskaks tööpäeva lõpetada ja lülituda ümber kodustele toimetustele. Praegu teeb olukorra veelgi keerulisemaks see, et paljud inimesed ei saa tegeleda oma vabaajarutiinidega, mis tööpingetest puhata aitaks. See tähendab, et peame tekitama endale uued rutiinid ja harjumused (kasvõi ajutiselt), mis aitaks lõõgastuda ja keskenduda töövälistele tegevustele. Kindlasti on oluline ka vastastikune isikliku aja austamine, et me ei kirjuta e-kirju või ei saada sõnumeid tööst vabal ajal. Kaugtöö ei tähenda 24/7 tööd või piiramatult vaba aega – see on üsna samasugune töö nagu kontoris, lihtsalt silmast silma suhtlemist asendab virtuaalne kohalolek.  

Me ei saa muuta praegust eriolukorda, aga me saame muuta oma suhtumist ja käitumist selles.  

Testi, mida sa tunned 

Palgainfo Agentuuri kodulehel kaugtöö rubriigis on leitav kaugtöötajate meeleolude testimise küsimustik www.palgainfo.ee/kaugtoo-blogi. 

Valik enesehindamise küsimusi päeva lõpuks 

• Kas ma koostasin päevaplaani tegevustest, nende hinnangulisest kestusest ja järjekorrast? 
• Kas mu päevaplaanis jäi ruumi niisama suhtlemiseks töökaaslaste ja pereliikmetega? 
• Kas mu päevaplaanis jäi ruumi isiklikule ajale, omaette olemisele ja lihtsalt mõtisklemisele? 
• Kas ma pidasin planeeritud päevaplaanist kinni?  
• Mis tegevused plaanitust rohkem, mis vähem aega võtsid, miks? 
• Mida ma enda kui töötaja kohta õppisin? 
• Kas ja mida ma oma töö valdkonna kohta uut teada sain või õppisin?  
• Kas ma õppisin mõne uue oskuse, nt arvutiprogrammi kasutamisel vm, mis teeb mu töö efektiivsemaks? 
• Kas ma küsisin enda töö tulemuste kohta töökaaslastelt tagasisidet? 
• Kas ma andsin töökaaslastele nende tööde kohta tagasisidet? 
• Kas ma kiitsin ja tunnustasin töökaaslasi heade tulemuste eest? 
• Kas ma otsisin ise aktiivselt tööks vajalikku infot? 
• Kas ma jälgisin oma istumisasendi mugavust ja tegin piisavalt puhkepause? 
• Kas ma andsin endast parima, et tööülesanded hästi ja õigeaegselt ära teha? 
• Mis mul täna eriti hästi välja tuli? 
• Kas ma olen iseenda ja oma tänase tööpäevaga rahul? 
• Mida ma homme teisiti teen? 

Artikkel ilmus kaubanduskoja ajakirja Teataja märts-aprill numbris.
Autor: Kadri Seeder, Palgainfo Agentuuri juht