Päeva pealt uutmoodi tööle
Märtsis välja kuulutatud eriolukord sundis ettevõtteid igapäevatööd peaaegu päeva pealt ümber korraldama. Kuidas kaugtööd tehes uued suhtlemisrutiinid juurutati, virtuaalseid firmapidusid korraldati ja organisatsioonikultuuri hoiti, kirjeldab Nordeconi personalijuht Jaana Pedras.
Peaasi oli püsida terve ja tööd jätkatA
Tänavune kevad on kahtlemata olnud erinev kõigist varasematest. Kui veel aasta alguses läks meie tähelepanu suures osas parendustegevustele, siis ühtäkki olime kõik koos ootamatus võitluses ellujäämise nimel. Kummaline on seda praegu niimoodi kirjutada, kuid eks tänased hinnangud olukorrale erinevadki väga sellest, millisele infole tuginevalt tegime seda veebruaris-märtsis. Praktiliselt üleöö olid ühtviisi murettekitavaks muutunud nii töötajate tervise hoidmise kui ka majanduse arengutega seotud teemad.
Tagantjärele on hea näha, et oleme Nordeconis suutnud kõikide oma sammude puhul käia ametlike nõuetega ühte jalga või olla neist isegi sammu võrra ees. Sel moel on inimestel lihtne mõista, millest üks või teine soovitus või nõue tuleneb, ja sellele reageerida.
Muudatused hakkasid toimuma veebruari lõpust
Tõsisemalt jõudsid koroonaviirusega seotud teemad Nordeconi juhtkonna aruteludesse veebruarikuu teises pooles. Võtsime üsna kohe seisukoha olla pigem ettevaatlikud ja püüda viirusega kokkupuudet iga hinna eest vältida. Meie ehitusplatsidel võib samaaegselt tihedalt koos töötada sadu inimesi ja kasvõi ühe inimese nakatumise korral oleks viiruse levik olnud reaalne oht. Et samal ajal oli koolivaheaeg ja inimesed kasutasid aktiivselt suusapuhkuse võimalusi, palusime riskipiirkondadest naasvatel kolleegidel jääda 14-päevasesse karantiini. Mõne aja pärast lisandus juba kõikidele laienev palve sülearvutid igal õhtul igaks juhuks koju kaasa võtta ja kõigile väljaspool Eestit reisil olnutele kohustus koju naastes järgnevad kaks nädalat kodukontoris töötada. Nii olime selleks hetkeks, kui valitsus eriolukorra välja kuulutas, tegelikult juba ette valmistatud, et viia edasine töö maksimaalselt elektroonilistesse kanalitesse ja kodukontoritesse.
Töökorralduse mõttes oli meie jaoks üheks suuremaks proovikiviks ehitusobjektide töö toimimise ja sealse turvalisuse tagamine. Ehitusprojektide ajagraafikud on enamasti väga tihedad ja meie jaoks oli ülioluline tööd jätkata, ent teha seda nii, et meie enda ja meie koostööpartnerite töötajad püsiksid terved. Eriolukorra ajal leidsime lahenduse vahetustega töös, kohtumiste korraldamises välitingimustes ning väga rangetes nõuetes hügieenile ja isikukaitsevahenditele (kaitsemaskid, -kindad, -prillid). Seda rallit, mida saime märtsis ja aprilli alguseski läbi teha kvaliteetsete kaitsemaskide leidmiseks, võiks kirjeldada suisa seiklusfilmi stsenaariumina. Meie jaoks on ehitusobjektide töötajad sõna otseses mõttes eesliinil ja oleme neile väga tänulikud selle eest, et nad eriolukorra ajal järjest keerulisemaks muutunud tingimustes pühendunult töötamist jätkasid.
Usun, et olime töökorralduse muutmiseks hästi ette valmistunud. Just aasta eest samal ajal tegelesime kaugtöö teemadega põhjalikumalt – värskendasime kokkuleppeid töö korraldamiseks ja õppisime koolituste seeria kaudu põhjalikumalt tundma meie kasutuses olevaid tehnilisi lahendusi. Kui nüüd pidime pooled oma inimesed kodukontoritesse suunama, teadsime, et saame hakkama. Loomulikult said need, kel toetust vaja, väljaõppe ka tekkinud olukorras.
Kaugtöö laabub sama hästi kui töötamine kontoris
Eriolukord näitas meile, et kui tehnilised lahendused on olemas ja toimivad hästi, laabub koostöö kaugtöö perioodil sama hästi kui tavapäraselt kontoris töötades. Muutunud olukorras sai oluliseks omavaheline sage ja avatud infovahetus. Juhtkonna igahommikused kriisikoosolekud, meeskondade senisest märksa sagedasemad omavahelised kohtumised ja ka üleettevõttelised infotunnid toimusid sel aja võimendatud sagedusega. Pidev infovahetus võimaldas muutustele kiirelt reageerida ja tähtsat infot kogu organisatsiooniga jagada nii suuliselt kui ka kirjalikult. Omavaheline suhtlemine liikuski sujuvalt suuresti MS Teamsi keskkonda ja sai nii omaseks, et näiteks mobiiltelefoniga helistamisele viidati kui vana kooli lahendusele. Usun, et positiivne kogemus eriolukorraaegsest koostööst kandub edasi ka koroonaviiruse järgsesse ellu ja saame kaugtööd edaspidi senisest rohkem rakendada.
Omavaheline suhtlemine liikus sujuvalt suuresti MS Teamsi keskkonda ja sai nii omaseks, et mobiiltelefoniga helistamisele viidati kui vana kooli lahendusele.
Kuidas kaugjuhtimise teel organisatsioonikultuuri hoida?
Organisatsioonikultuuri seisukohast oli proovikivi ka see, kuidas hoida lisaks töisele meeleolule alles vaba suhtlust ja ühist tähistamist, mida kontoris sageli tegime. Nüüd tagasi vaadates võib kahetsusega tõdeda, et organisatsiooniüleseid veebipidusid me korraldada ei jõudnud, ent sünnipäevalaste õnnitlemise, kodukontori meelolude ja tervist turgutavate nippide jagamise seadsime sisse. Sarnaselt kontoris toimetamisega ei osalenud ka nüüd kõik töötajad kõigis ettevõtmistes, kuid meie jaoks oli oluline, et olemas oleksid kanalid, kus kõigil on võimalik soovi korral infot, oma tegemisi ja meeleolusid jagada.
Oleme eriolukorra ajal jaganud nii infot, teavitanud inimesi keerulistest otsustest kui ka korraldanud näiteks sisseelamist uutele inimestele. Loomulikult eelistaksime seda kõike teha inimestega ühes ruumis viibides, ent kui see ei ole võimalik, saab tehnilisi lahendusi kasutades käsitleda ka keerulisi teemasid. Oluline on videopildi jagamine ning kohtumiste ja sõnumite ettevalmistamine selliselt, et inimene teisel pool ekraani tunneb, et teda väärtustatakse. Samad põhimõtted kehtivad ju ka füüsiliste kohtumiste puhul igal ajal.
Eriolukorra ajal saime kogeda ka ühte kaugtööga seotud peamist ohukohta, mida uuringutes sageli välja tuuakse – erinevalt paljude kartusest, et inimesed kaugtööl olles tööd ei tee, kipub rakenduma hoopis vastupidine, tööpäevad venivad pikaks ja võimalus tööst välja lülituda väheneb. Oleme erakordselt tänulikud kõigile oma inimestele, et nad kohanesid muutunud oludega kiirelt ja saime vajalike tegevustega peaaegu ilma katkestusteta jätkata. Meil on kuldaväärt meeskond ja olen kindel, et saame üheskoos panustades kõigist raskustest edukalt üle!
Artikkel ilmus kaubanduskoja ajakirja Teataja 3/2020 numbris rubriigis "Kogemus".
Autor: Jaana Pedras Nordeconi personalijuht